ビジネスシーンでメールや資料作成など、相手に正確な情報を伝えたいと考える丁寧で正確なコミュニケーションを心がけるビジネスパーソンにとって、「追記」という言葉は聞き馴染みがあるかもしれません。
しかし、正しく理解し、使いこなせているでしょうか。
「追記」は、文章に何かを付け加える際に用いる表現ですが、使い方を誤ると相手に失礼な印象を与えたり、誤解を生む可能性もあります。
今回は、「追記」の意味とビジネスシーンでの正しい使い方、注意点などを例文付きで解説します。相手に失礼な印象を与えず、誤解なく正確な情報を伝える方法をご紹介します。
追記の意味とは？
ビジネスシーンでよく使われる「追記」の意味と使い方、注意点について解説します。
1: 「追記」の意味
「追記（ついき）」は、「あとから付け足して書く」という意味です。
手紙やメール、書類など、様々な場面で用いられます。
2: 「追記」の使い方
「追記」は、主に文章の末尾に、本文の内容を補足する情報を付け加える際に用います。
3: 「追記」の注意点
「追記」は、あくまでも本文の補足であるため、以下の点に注意が必要です。
・本文に記載すべき内容は、できるだけ本文にまとめるようにしましょう。
・追記の内容は簡潔に、必要な情報のみを記述しましょう。
・目上の方に対しては、丁寧な表現を使うようにしましょう。
・謝罪の場面では、追記ではなく本文で誠意をもって謝罪の意を伝えましょう。
ビジネスシーンでの「追記」の書き方の例文
メールや文書など、ビジネスシーンにおける「追記」の具体的な使い方と例文を紹介します。
1: メールでの「追記」
メールで「追記」を使う場合、以下のような場面が考えられます。
・後から思いついた重要な情報を付け加える場合
・相手に伝え忘れていた内容を補足する場合
・本文の内容を訂正する場合
＊例
件名：〇〇の件
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の□□です。
先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
〇〇の件につきまして、ご説明した内容に誤りがございました。
大変申し訳ございませんでした。
正しい内容は下記の通りです。
【追記】
〇〇については、△△ではなく□□となります。
ご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
2: 文書での「追記」
文書で「追記」を使う場合、以下のような場面が考えられます。
・議事録や報告書などの文書に、後から補足情報を付け加える場合
・提出した書類に修正箇所があった場合
＊例
件名：〇〇に関する報告書
〇〇様
〇〇に関する報告書を提出いたします。
【追記】
本文中に誤りがございました。
△△の部分を□□に修正してください。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
まとめ
「追記」は、文章に情報を付け加える便利な表現ですが、使い方を誤ると相手に失礼な印象を与えたり、誤解を生む可能性があります。
ビジネスシーンでは、相手に失礼な印象を与えず、誤解なく正確な情報を伝えるために、この記事で紹介した「追記」の意味と使い方、注意点を理解し、正しく使いこなすようにしましょう。
